Skaitmenizacija, dirbtinis intelektas, automatizacija – šie žodžiai skamba iš kiekvienos tribūnos. Tačiau Lietuvos verslo realybė dažnai kitokia. Mokesčių inspekcijos duomenimis, beveik penktadalis smulkių įmonių vis dar neturi jokios buhalterinės programos ir apskaitą tvarko rankiniu būdu arba Excel lentelėse.
Tai ne vien efektyvumo problema. Tai teisinė rizika, kuri gali baigtis baudomis ir mokesčių perskaičiavimu.
Skaičiai, kurie stebina
VMI pernai atliko daugiau nei 12 tūkstančių mokestinių patikrinimų. Iš jų beveik trečdalyje nustatyti apskaitos pažeidimai – trūkstami dokumentai, nesuvestos operacijos, neatitikimai tarp deklaruotų ir faktinių duomenų.
„Dažniausiai problema ne tyčinis slėpimas, o paprasčiausias netvarkingumas”, teigia mokesčių konsultantė, dirbanti su smulkiu verslu. „Žmogus neįvedė kelių sąskaitų, pamiršo užregistruoti grynuosius – ir staiga turi skylę apskaitoje, kurios negali paaiškinti.”
Rankinė apskaita tokias klaidas beveik garantuoja. Kai operacijos registruojamos popierinėse knygose arba Excel lentelėse be jokios kontrolės – pamiršti, suklysti, prarasti dokumentą yra tik laiko klausimas.
Automatizuotos sistemos turi apsaugas: neleidžia įvesti nebalansuojančių įrašų, perspėja apie dublikatus, primena apie neapmokėtas sąskaitas. Popierius ir Excel – ne.
Naujieji reikalavimai griežtėja
Nuo 2025 metų įsigaliojo nauji elektroninių sąskaitų reikalavimai B2G sektoriuje – visos sąskaitos viešajam sektoriui turi būti teikiamos tik elektroniniu formatu per i.SAF sistemą. B2B sektoriuje elektroninės sąskaitos kol kas neprivalomas, bet ekspertai prognozuoja, kad tai tik laiko klausimas.
„Europa juda link visiško apskaitos skaitmenizavimo”, aiškina Vilniaus universiteto Ekonomikos fakulteto docentas. „Italija jau įvedė privalomas elektronines sąskaitas visiems sandoriams, Lenkija įves kitąmet. Lietuva nebus išimtis.”
Įmonės, kurios vis dar dirba be buhalterinės programos, susidurs su dilema: arba skubiai modernizuotis, arba likti už borto. Kokią buhalterinę programą rinktis – klausimas, kurį anksčiau ar vėliau turės atsakyti kiekvienas verslas.
Kodėl verslininkai delsia
Jei automatizacija tokia naudinga – kodėl tiek daug įmonių vis dar jos vengia?
Apklausus kelis dešimtis smulkių verslininkų, išryškėjo kelios priežastys.
Pirma – įpročio jėga. „Dvidešimt metų dariau taip, ir viskas buvo gerai”, sako 58 metų statybininkas iš Panevėžio. „Kam keisti, jei veikia?”
Antra – baimė technologijų. Vyresni verslininkai, neaugę su kompiuteriais, jaučia diskomfortą dėl naujų sistemų. Lengviau rašyti ranka nei mokytis programos.
Trečia – kainos percepcija. Daugelis mano, kad buhalterinė programa – brangu. Realybėje paprastos sistemos kainuoja 20-40 eurų per mėnesį, o sutaupytas laikas ir išvengtos klaidos tuos pinigus grąžina kelis kartus.
Ketvirta – „mano buhalterė nesutinka”. Kai kurie buhalteriai, ypač dirbantys su keliais klientais, priešinasi naujoms sistemoms, nes tai reikalauja mokytis ir keisti darbo procesus.
Rizikos, apie kurias nekalbama
Rankinė apskaita sukuria rizikas, kurių verslininkai dažnai nesuvokia.
Duomenų praradimas. Popierinis žurnalas gali sudegti, užsilieti, pasimesti. Excel failas – sugesti, būti ištrintas, užšifruotas viruso. Be atsarginių kopijų – apskaitos istorija dingsta negrįžtamai.
Sukčiavimo galimybės. Kai apskaita skaidri ir automatizuota – sunkiau pavogti. Kai viskas popieriuje ir vieno žmogaus rankose – pagundos didesnės. Statistika rodo, kad dauguma įmonių vidaus sukčiavimų įvyksta ten, kur kontrolės mechanizmai silpni.
Paveldėjimo problema. Jei verslininkas, kuris vienas žino, kur kas surašyta, suserga ar miršta – įmonė lieka paralyžiuota. Niekas nesupranta, kam skolingi, kas skolingas jiems, kokia reali finansinė situacija.
Verslo pardavimo kliūtys. Norint parduoti verslą, reikia skaidrios apskaitos istorijos. Pirkėjas ar investuotojas nori matyti aiškias ataskaitas, ne krūvą popierių ir viltį, kad viskas teisingai.
Ką rekomenduoja specialistai
Buhalterių asociacijos atstovė ragina neatidėlioti: „Kuo mažesnis verslas, tuo paprastesnė migracija. Kai turite dešimt metų popierinės istorijos – perkelti į sistemą sudėtinga. Kai tik pradedate – viskas lengva.”
Mokesčių konsultantai siūlo pradėti nuo paprasto žingsnio: bent vieną mėnesį pabandyti nemokamą sistemos versiją lygiagrečiai su esamu būdu. Pamatyti, kaip atrodo automatizuota apskaita, pajusti skirtumus, įvertinti, ar tinka.
„Dažniausiai žmonės nustebę, kad tai ne taip sudėtinga, kaip įsivaizdavo”, sako vienos apskaitos programų bendrovės atstovė. „Didžiausia kliūtis – psichologinė, ne techninė.”
Ateities perspektyva
Europos Komisijos planai rodo aiškią kryptį: iki 2028 metų visoje ES turėtų veikti bendra elektroninių sąskaitų sistema, leidžianti automatiškai tikrinti PVM atitikimus tarp šalių.
Tai reiškia, kad VMI turės realaus laiko prieigą prie visų įmonės sandorių. Klaidos, kurios šiandien lieka nepastebėtos metų metus, bus identifikuojamos iš karto.
Verslininkai, kurie jau dabar turi tvarkingą, automatizuotą apskaitą, perėjimą pajus minimaliai. Tie, kurie vis dar laiko popierius stalčiuose – turės skubiai prisitaikyti arba susidurti su rimtais sunkumais.
Laikas ruoštis – dabar.
